為了規(guī)范畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理，現(xiàn)將2019屆畢業(yè)生的學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表歸檔整理要求通知如下：
1.學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表中的所有內(nèi)容要按要求認(rèn)真填寫，學(xué)生簽字、班主任及各部門的審核意見、蓋章（簽字）要完整。
2.各學(xué)院要對(duì)各班級(jí)的學(xué)籍卡和畢業(yè)生登記表的數(shù)量及填寫規(guī)范情況進(jìn)行認(rèn)真初審并填寫《學(xué)籍檔案審核意見表》，確認(rèn)無(wú)誤后交教務(wù)處復(fù)核,教務(wù)處復(fù)核無(wú)誤后再進(jìn)行歸檔。
3.2019年辦理結(jié)業(yè)的學(xué)生檔案與畢業(yè)生檔案一起歸檔。
4.畢業(yè)生學(xué)籍檔案的歸檔要求嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定，具體要求如下：
（1）填寫“2019年學(xué)籍檔案目錄清單”，格式如下所示：
序號(hào) |
案卷題名 |
畢業(yè)年份 |
保留期限 |
1 |
船舶工程學(xué)院141111班船舶工程技術(shù)專業(yè)畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡 |
2019 |
永久 |
序號(hào)：檔案盒的排列順序
此表格一式三份，一份學(xué)院存檔，一份教務(wù)處存檔，一份黨政辦公室存檔。
（2）填寫“歸檔文件目錄”，格式如下所示：
序號(hào) |
責(zé)任者 |
文件題名 |
備注 |
1 |
學(xué)生姓名 |
學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表 |
|
2 |
學(xué)生姓名 |
學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表 |
每個(gè)檔案盒內(nèi)裝一份“歸檔文件目錄”，檔案盒內(nèi)的畢業(yè)生登記表和學(xué)籍卡的排列順序必須與此目錄上姓名順序一致。（一個(gè)班級(jí)一個(gè)檔案盒, 按照實(shí)際填寫，如學(xué)生只有學(xué)籍卡無(wú)畢業(yè)生登記表，目錄里只填寫學(xué)籍卡。）
（3）填寫檔案盒側(cè)面標(biāo)簽，格式如下所示：
JX-XJ-1 |
?2019 |
船舶工程技術(shù) |
141111 |
JX-XJ-1-2019：JX：教學(xué)檔案，XJ：學(xué)籍檔案，1：學(xué)院代號(hào)（1：船舶，2：機(jī)械……，2019：畢業(yè)年份）
（4）填寫“檔案材料移交（接收）登記表”，此清單一式兩份，一份學(xué)院存檔，一份黨政辦公室存檔。
（5）檔案盒封面填寫內(nèi)容：“學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表”（注意：按照實(shí)際填寫）
（6）裝訂要求：每一份畢業(yè)生登記表和學(xué)籍卡的右上角用鉛筆標(biāo)注序號(hào)，序號(hào)對(duì)應(yīng)的學(xué)生姓名與歸檔文件目錄上的責(zé)任者順序一致。
5．請(qǐng)于6月28日之前交于教務(wù)處復(fù)核，7月1日前完成歸檔。
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教務(wù)處
2019年6月4日
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